1Sep
Organizace a sledování mnoha e-mailů v kanceláři každý den může být pro sebe sama. Dnes se podíváme na použití barevných kódů, které usnadňují identifikaci předmětů zpráv a kdo je odesílá.
Tato funkce byla k dispozici v sadě Office 2007 od začátku, ale ještě jsme ji nepokryli a bylo to něco, co jsem přehlédl. Poté, co jsem si s ním chvíli hrál, zjistil jsem, že je to dobrý způsob, jak spravovat množství e-mailů, které dostávám každý den. Zde budeme procházet kolorizujícími kontakty, kteří posílají zprávy, takže je snadněji vidět. Také kategorizace předmětu do různých skupin barev vypadá, že pomůže udržet věc rovnou.
odesílatele barevných kódů
Otevřete aplikaci Outlook a klepnutím zvýrazněte zprávu, kterou chcete zbarvit kód.
Přejděte na Nástroje a poté na příkaz Organizovat.
Ways to Organize Inbox se otevře a chcete kliknout na Použít barvy. Nyní můžete vybrat barvu, kterou chcete přidružit k tomuto kontaktu. Můžete také zvolit konkrétní barvu pro zprávy odeslané pouze vám, což je užitečné jako způsob, jak rozlišovat mezi skupinovými a osobními zprávami.
Zde je příklad toho, co lze udělat s barvami. Možná budete chtít vytvořit jen pár barev pro nejdůležitějšího odesílatele, ačkoli jsem se tímto příkladem trochu přes palubu.
Kategorie barev
Dalším užitečným způsobem, jak vizuálně uspořádat zprávy, je přidávat do nich kategorie barev. Můžete přizpůsobit, které e-mailové předměty se vztahují ke každé kategorii barev.
Zpráva bude mít panel barvy kategorie v horní části a můžete změnit barvu kliknutím pravým tlačítkem na lištu.
Chcete-li změnit kategorii, můžete také kliknout pravým tlačítkem myši na zprávu v části Kategorie.
Každou kategorii můžete přejmenovat na to, co vám dává smysl.
Možná budete chtít vytvořit novou kategorii pro různé e-maily. Přejděte na akce \ kategorize a všechny kategorie.
V obrazovce Color Categories( Kóty barev) klikněte na New( Nové) a kategorii udělejte název a barvu. Můžete také přiřadit k tomu klávesovou zkratku.
Nyní můžete třídit své e-mailové zprávy podle typu kategorie, ve které se nacházejí.
Chcete-li rychle prohlédnout váš e-mail, abyste získali představu o tom, co je v této oblasti, může být užitečné použití kategorií barev. Doufejme, že to může začít s uspořádáním e-mailů, abyste věděli, co chtějí šeredí šéfové dělat efektivněji.