Benutzerhandbuch zu Dropbox-freigegebenen Ordnern

Dropbox ist ein unglaublich nützliches Tool, um all Ihre Dateien zwischen Ihren Computern und der Cloud zu synchronisieren. Hier sehen wir uns an, wie Sie Ihr gesamtes Team mit freigegebenen Dropbox-Ordnern auf derselben Seite halten können.

Erstellen eines freigegebenen Ordners

Das Einrichten eines freigegebenen Ordners in Dropbox ist einfach. Fügen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten, zu einem Ordner in Dropbox auf Ihrem Computer hinzu, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Ordner, wählen Sie Dropbox, und wählen Sie dann Diesen Ordner freigeben .

Melden Sie sich alternativ online bei Ihrem Dropbox-Konto an, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Diesen Ordner freigeben .

Geben Sie nun die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und geben Sie optional eine Nachricht ein, in der erläutert wird, warum Sie den Ordner freigeben.

Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, in der sie dazu eingeladen werden, den freigegebenen Ordner anzuzeigen und ihm beizutreten. Wenn sie sich nicht für Dropbox angemeldet haben, können sie sich direkt anmelden. Andernfalls können sie sich einfach bei ihrem Dropbox-Konto anmelden und Dateien hinzufügen oder bearbeiten.

Freigegebene Ordner haben ein etwas anderes Symbol in Ihrer Dropbox. Beachten Sie, dass der freigegebene Ordner auf der linken Seite ein Symbol mit 2 Personen hat, während der Ordner auf der rechten Seite, der nicht geteilt wird, eine Vorschau seines Inhalts anzeigt.

Anzeigen des Verlaufs Ihres freigegebenen Ordners

Wenn Ihre Mitarbeiter mit Ihren freigegebenen Ordnern Dateien hinzufügen oder ändern, sehen Sie eine QuickInfo-Benachrichtigung, in der Ihnen mitgeteilt wird, welche Änderungen vorgenommen wurden.

Sie können die Änderungen auch online anzeigen. Melde dich in deinem Dropbox-Konto in deinem Browser an und wähle die Registerkarte Ereignisse. Hier werden alle Änderungen an Ihrer Dropbox angezeigt. Sie können jedoch nur die Änderungen in Ihrem freigegebenen Ordner anzeigen, indem Sie deren Namen in der linken Seitenleiste auswählen.

Jetzt können Sie alle letzten Änderungen an Ihrem Ordner sehen und sehen, wer die einzelnen Dateien hinzugefügt oder entfernt hat.

Unten auf der Seite können Sie sogar einen Kommentar hinzufügen, den alle Mitarbeiter sehen.

Wenn jemand eine Datei gelöscht hat, die Sie noch benötigen, können Sie sie wiederherstellen, indem Sie auf den Link in diesem Online-Verlauf klicken. Oder Sie können alle gelöschten Dateien anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Dropbox-Ordner im Explorer klicken. Wählen Sie Dropbox, und klicken Sie dann auf Deleted Files anzeigen.

wird benachrichtigt, wenn eine Änderung vorgenommen wird

Sie sind nicht immer vor Ihrem Computer;Sie haben schließlich ein Leben jenseits Ihrer Projekte( zumindest hoffentlich).Wenn Sie wirklich mit dem, was mit Ihrem Projekt passiert, in Verbindung bleiben wollen, können Sie das ganz einfach tun, egal wo Sie sind.

Die Verlaufsseite Ihres freigegebenen Dropbox-Ordners bietet einen RSS-Feed aller Änderungen an dem Ordner. Klicken Sie auf den Hyperlink Subscribe to feed .

Klicken Sie nun im angezeigten Popup auf "In Zwischenablage kopieren", um diesen RSS-Feed zu verwenden.

Sie können RSS-Feeds über zahlreiche Webbrowser, E-Mail-Clients, dedizierte Feed-Reader und mehr abonnieren. In Firefox, Internet Explorer 7/8 oder Opera können Sie die Feedadresse in Ihre Adressleiste einfügen und den Feed direkt in Ihrem Browser abonnieren.

Das Abonnieren des Feeds in einer Desktopanwendung wird Ihnen jedoch nicht viel helfen, wenn Sie nicht am Computer sind. Eine gute Möglichkeit ist es, im beliebten Google Reader zu abonnieren. Dann können Sie Ihren Feed von jedem Browser aus auf jedem Computer oder Mobilgerät überprüfen.

Um Ihren Dropbox-Feed zu Google Reader hinzuzufügen, melden Sie sich bei Google Reader an( Link unter ), klicken Sie auf Fügen Sie oben links ein Abonnement hinzu, fügen Sie Ihren RSS-Feed aus Dropbox ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Jetzt können Sie Änderungen an Dateien oder Ordnern in Google Reader sehen.

Sie können Ihren Feed sogar Ihrer iGoogle-Startseite hinzufügen. Klicken Sie rechts auf der Startseite von Google Reader auf die Schaltfläche Jetzt hinzufügen , um Ihre Feeds zu iGoogle hinzuzufügen.

Jetzt können Sie Aktualisierungen Ihrer Dateien von Ihrer Homepage aus sehen. Wenn Sie einen anderen Computer verwenden, melden Sie sich einfach bei Ihrem Google-Konto an, um zu sehen, was passiert.

Sie können auf Ihre Google Reader-Feeds auch über viele Programme und Apps für die meisten gängigen Smartphones einschließlich iPhone, Windows Phone und Blackberry zugreifen.

Erhalten Sie einen Tweet oder Text, wenn Änderungen

vorgenommen werden

Wenn Sie eine Person mit einer Hyperverbindung sind, können Sie unterwegs Tweets senden und empfangen. Wenn dies der Fall ist, können Sie möglicherweise am besten benachrichtigt werden, wenn Änderungen an Ihrem freigegebenen Dropbox-Ordner vorgenommen werden. Erstellen Sie dazu zuerst einen neuen Twitter-Account, um Ihre Änderungen zu veröffentlichen. Wenn du nicht möchtest, dass deine Updates in der ganzen Welt angezeigt werden, klicke auf "Einstellungen" und setze deinen neuen Twitter-Account auf "Privat".

Sobald das neue Konto erstellt wurde, folgen Sie ihm mit Ihrem normalen Twitter-Konto, damit Sie Updates sehen können.

Jetzt veröffentlichen wir unseren Dropbox-RSS-Feed auf Twitter. Erstellen Sie ein Konto mit Twitterfeed( Link unter ).

Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, fügen Sie Ihren Feed hinzu. Benennen Sie Ihren Feed und geben Sie Ihre Feed-Adresse von Dropbox ein. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, damit Ihr Feed wie gewünscht funktioniert.

Ändern Sie in den erweiterten Einstellungen die Frequenz auf "alle 30 Minuten", um sicherzustellen, dass Sie so schnell wie möglich über Änderungen informiert sind. Sie können auch andere Einstellungen ändern, wenn Sie möchten.

Klicken Sie auf "Weiter zu Schritt 2" und dann auf Twitter unter den verfügbaren Diensten, um Ihr Konto hinzuzufügen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrem neuen Twitter-Konto angemeldet haben und klicken Sie dann auf Twitter authentifizieren.

Erlaube die Anwendung.

Jetzt, endlich, klicken Sie auf Create Service.

Wenn eine Änderung vorgenommen wird, erhalten Sie einen Tweet über Ihren neuen Twitter-Account. Und da Sie Tweets per SMS oder vielen mobilen Anwendungen empfangen können, sind Sie nie weit von Ihren Dropbox-Änderungen entfernt!

Fazit

Dropbox freigegebene Ordner sind eine gute Möglichkeit, Ihr gesamtes Team an den gleichen Dateien in einem Projekt zusammenzuarbeiten. Und mit diesen praktischen Tricks können Sie mit Ihren geteilten Dateien überall mithalten! Es gibt viele coole Dinge, die Sie mit Dropbox machen können. Schauen Sie sich unsere Beiträge zum Hinzufügen von Dropbox zum Windows 7-Startmenü, Zugriff auf Dropbox-Dateien von Chrome und Synchronisieren Ihres Pidgin-Profils über mehrere PCs an.

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