31Jul
Outlook 2013 vous permet d'assigner des catégories à des choses et de personnaliser ces catégories. Ce qu'il faut savoir sur les catégories, c'est qu'elles sont universelles dans Outlook et que vous pouvez attribuer chaque catégorie à une combinaison de touches. Ainsi, vous pouvez catégoriser les e-mails, les événements d'agenda et les notes avec quelques touches rapides.
Au cours des derniers mois, nous avons beaucoup parlé d'Outlook 2013 et de ses différentes parties. Nous avons parlé de la maîtrise de ses fonctionnalités les plus importantes, telles que la composition et l'envoi de courriers électroniques, ainsi que la création et la gestion de contacts, et même l'importation de vos contacts Gmail. Nous avons également couvert les autres éléments d'Outlook, comme la façon dont vous pouvez créer des listes de tâches pour vous garder en forme, à la tâche. Et bien sûr, il y a le calendrier tout important, qui est essentiel pour quiconque veut garder un horaire efficace.
Qu'est-ce que tout cela signifie, c'est que vous pouvez faire beaucoup avec lui pour vous aider à mieux gérer votre travail occupé et même la vie personnelle. Avant de fermer notre regard sur Outlook 2013, cependant, nous avons pensé que nous devrions couvrir brièvement deux aspects restants que nous pensons devoir souligner: les catégories et la recherche.
A propos de ces catégories
Pour personnaliser vos catégories, cliquez sur le bouton "Catégoriser", puis choisissez "Toutes les catégories. .." dans le menu déroulant.À l'aide de cette boîte de dialogue, vous pouvez créer de nouvelles catégories, supprimer les anciennes, renommer, modifier les couleurs et affecter des touches de raccourci.
Notez dans la capture d'écran suivante comment nous avons affecté "CTRL + F2" à la catégorie bleue.
Maintenant, par exemple, vous pouvez appliquer des catégories à tout ce que vous voulez. Prenez notre exemple stupide ci-dessous, nous avons notre tâche de "vivre la vida loca" et nous l'avons marqué avec Personal( violet) et Urgent( rouge) catégories.
Souvenez-vous de cette astuce très utile: une fois que vous avez assigné des touches de raccourci à vos catégories et que vous avez sauvegardé vos catégories en mémoire, elles peuvent rapidement organiser l'organisation du courrier, des rendez-vous et d'autres éléments Outlook.
Par exemple, voici un en-tête d'e-mail d'un message dans notre boîte de réception, nous l'avons marqué avec la catégorie Travail.À partir de maintenant, si nous devons rechercher ce message spécifique, nous pouvons utiliser des catégories pour filtrer les messages non liés.
Sachez également que vous pouvez rapidement marquer rapidement des tâches, des courriels et d'autres éléments Outlook avec une catégorie par défaut, comme dans la capture d'écran suivante. Ici nous avons marqué plusieurs tâches comme URGENT simplement en cliquant sur la petite case dans la colonne CATÉGORIES.
Il est clair que les catégories peuvent être très utiles, et il s'agit d'une fonctionnalité largement méconnue dans Outlook. Apprenez à les utiliser efficacement, et vous serez en mesure de garder tout votre matériel organisé dans ses domaines de catégorie connexes.
Recherche simple dans Outlook
Récapitulons brièvement en parlant de la recherche d'éléments dans Outlook. Nous voulons dire ceci pour s'appliquer principalement au courrier, mais la recherche s'étend à travers l'application. Lorsque vous cliquez sur le volet de recherche, comme dans la boîte de réception( ou tout autre dossier de courrier), le ruban change pour vous donner une pléthore d'outils de recherche.
Pourquoi est-ce que tout ça est ici? Simplement, plus vous pouvez rechercher un message, meilleures sont vos chances de le trouver. Voir ici dans la capture d'écran suivante, nous cliquons sur le bouton "Sujet", et nous pouvons remplir l'espace approprié avec ce que nous voulons que le sujet contienne. Dans ce cas, nous souhaitons trouver des sujets concernant "Work".
Notez que les résultats qui s'affichent sont en réalité Tâches, ce qui montre comment Outlook renvoie les résultats de la recherche à partir de tout ce qu'il stocke.
Si l'optimisation de vos compétences de recherche dans Outlook vous intéresse, vous pouvez rapidement passer à travers le fouillis en prenant un peu de temps et en essayant les options du ruban Recherche. Gardez à l'esprit que si vos résultats sont trop larges et variés, vous pouvez toujours affiner votre périmètre en utilisant les outils Scope appropriés.
Enfin, si vous ressentez le besoin de puissance et de contrôle ultime sur votre recherche, essayez d'utiliser le formulaire Recherche avancée trouvé en cliquant sur le bouton "Outils de recherche" dans la section Options.
L'utilisation du formulaire de recherche avancée est de loin la meilleure façon de rechercher dans Outlook, mais quelle que soit la méthode que vous utilisez, nous sommes sûrs que vous saurez comment trouver votre contenu en un rien de temps.
Options de recherche
Outlook fonctionne avec Windows Search, sur lequel nous avons écrit toute une série tout à l'heure. Ces options affectent la façon dont les éléments sont recherchés dans Windows et dans Outlook.
Notez que si vous cliquez sur "Options d'indexation. ..", vous ouvrirez le panneau de configuration Options d'indexation, dans lequel vous pouvez ajuster la manière dont Outlook est indexé par l'indexeur Windows Search. Le reste de ces options traite principalement des résultats de recherche, tels que la façon dont ils sont affichés et d'où les résultats sont affichés.
Catégories et recherche sont deux fonctionnalités non identifiées que vous pouvez ajouter à votre répertoire Outlook, ce qui arrondira notre expérience de votre bureau plutôtbien. Si vous utilisez largement Outlook et que vous recevez beaucoup de courriels, que vous créez de nombreux rendez-vous ou que vous générez de longues listes de tâches, il est important de pouvoir non seulement les organiser, mais aussi de rechercher quoi que ce soit, surtout si vous connaissezce que vous cherchez est inestimable.