31Jul
Un index donne aux lecteurs un moyen de trouver des mots importants facilement dans notre document, mais créer un index à la main est très fastidieux et prend beaucoup de temps. Heureusement, vous pouvez créer automatiquement une table d'index dans Word.
Image par Ifijay
L'approche courante pour créer une table d'index dans Word est de marquer manuellement chaque mot que nous souhaitons indexer, mais l'autre alternative est d'utiliser un document de concordance pour indexer automatiquement notre document maître, ce que nous allons couvrirdans l'article d'aujourd'hui.
Générer l'index
Commençons par créer une table à deux colonnes dans notre fichier de concordance.Écrivez les mots que vous aimeriez marquer pour l'indexation dans la colonne de gauche.Écrivez le texte que vous souhaitez utiliser dans la table d'index du document maître dans la colonne de droite.
Fermez le fichier de concordance et ouvrez l'onglet de référence de votre document maître pour indexer notre document maître.
Cliquez sur le bouton "AutoMark" et choisissez le document de concordance lorsque Word vous invite à spécifier le fichier AutoMark.
Juste après avoir cliqué sur le bouton OK, vous verrez que Word crée des champs d'entrée d'index dans notre document.
Nous pouvons cacher ces champs en cliquant sur le bouton "Afficher / Masquer le paragraphe" dans l'onglet Accueil.
Accédez à la fin du document maître et cliquez sur le bouton "Insérer un index" une fois de plus et cliquez sur le bouton OK cette fois pour créer l'index.
C'est tout ce que nous avons sur la façon de créer une table d'index avec un fichier de concordance. Regardons de plus près comment nous pouvons personnaliser le style de l'index.
Création de références croisées dans l'index
Word nous permet de créer différents types d'index. Ici, nous avons un index avec sous-entrée qui est particulièrement utile lorsque nous voulons regrouper un ensemble de concepts étroitement liés dans notre document.
L'astuce de la création d'une sous-entrée est de séparer le texte de la colonne de droite de notre table de concordance par un deux-points( :).Word traitera tous les mots qui viennent après le deux-points comme une sous-entrée dans l'index.
Un autre type d'index utile est un index de référence qui se présente généralement sous la forme "Voir aussi. .."
Malheureusement, nous ne pouvons pas créer de références croisées dans notre table d'index en utilisant un fichier de concordance.en ajoutant "\ t" après le mot indexé suivi du mot croisé.
Maintenance de l'index
L'un des problèmes liés à la gestion d'un index dans Word est que Word ne nous fournit pas un bouton ou un menu sur lequel nous pouvons simplement cliquer pour effacer les champs d'index si nous décidons de refaire notre fichier de concordance.
Nous devons utiliser un script Visual Basic pour effacer les champs d'index dans notre document. La plupart d'entre vous doivent penser "Script Visual Basic, je ne suis pas un programmeur! Qu'est-ce que c'est? ".Ne vous inquiétez pas, ce n'est pas aussi grave que ça en a l'air. Il suffit de copier et coller ce script simple écrit par les gars génial de TechRepublic dans l'éditeur Visual Basic de Word et exécutez-le pour nettoyer les champs d'index de votre document maître.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc En tant que document
Dim fld As Champ
Ensemble doc = ActiveDocument
Pour chaque fld Dans doc. Fields
fld. Select
Si fld. Type = wdFieldIndexEntry Puis
fld. Delete
Fin si
suivant
Définissez fld = Nothing
Définissez doc = Nothing
End Sub
Ouvrez l'éditeur Visual Basic en appuyant sur Alt + F11 et placez ce script dans l'éditeur. Exécutez le script en cliquant sur le bouton "Exécuter" pour nettoyer les champs d'index du document maître.
Votre document maître ne doit plus contenir de champs d'index. Nous pouvons maintenant ré-indexer le document maître et recréer la table d'index en utilisant le menu "Insérer un index".
Application de formats de table d'index différents
Oui, l'index est certainement utile pour votre lecteur, mais très probablement certains d'entre vous pensent: "Pourquoi la table d'index est-elle si ennuyeuse? Est-ce que je peux changer la façon dont ça a l'air de le rendre plus attrayant? ".La réponse est oui, la table d'index ne doit pas avoir l'air simple.
Nous pouvons ajuster le style de la table d'index en sélectionnant celui du format disponible pour ajuster l'apparence de la table d'index.
Voici un exemple du format d'index Classic.
Nous pouvons même appliquer notre propre style à la table d'index en choisissant "From Template" et en cliquant sur le bouton "Modify".
Choisissez l'un des styles d'index disponibles et cliquez sur le bouton "Modifier" pour créer votre propre style.
Nous pouvons ajuster le style de police de la table d'index.
Donne à la table d'index des bordures ou une numérotation;
. .. pour donner à la table d'index un aspect spécifique.
C'est tout ce que nous avons pour créer une table d'index avec Microsoft Word. Vous avez d'autres bons conseils pour la construction de documents? Partagez votre expertise dans les commentaires.