5Aug
Est-ce que vous créez des documents vraiment longs dans Word? Si c'est le cas, vous savez probablement que Word ne joue pas toujours bien avec eux. Il est généralement plus judicieux de diviser vos longs documents en plusieurs fichiers Word.
Mais, alors, comment vous assurer que les pages sont numérotées correctement et créer facilement une table des matières et un index pour l'ensemble du document? C'est là que la fonctionnalité de document maître de Word peut vous aider. Il vous permet de combiner plusieurs fichiers Word dans un seul fichier Word.
Un document maître est un fichier Word contenant des liens vers un ensemble d'autres fichiers Word distincts, appelés sous-documents. Le contenu des sous-documents n'est pas inséré dans le document maître. Le document maître contient uniquement des liens vers les sous-documents. Cela vous permet de modifier les sous-documents séparément. Toute modification apportée aux sous-documents est automatiquement incorporée dans le document maître. Si plusieurs personnes travaillent sur un seul document, un document maître vous permet d'envoyer différentes parties du document à différentes personnes sur lesquelles travailler.
Dans cet article, nous vous montrons les bases de la création d'un document maître et de sous-documents à partir de zéro, et la création d'un document maître à partir de sous-documents existants. Nous vous montrons également comment ajouter facilement une table des matières au début du document maître.
Création d'un document maître à partir de Scratch
Si vous démarrez un nouveau document maître sans sous-document existant, vous pouvez en créer un à partir de zéro. Pour ce faire, créez un nouveau document Word vierge et enregistrez-le, en indiquant dans le nom de fichier qu'il s'agit d'un document maître.
Une fois que vous avez enregistré votre fichier de document maître, cliquez sur l'onglet Affichage et sur Plan dans la section Vues du document de l'onglet.
Commencez à saisir les en-têtes de votre document sous forme de plan, en utilisant la liste déroulante des styles de niveau et les flèches vertes droite et gauche dans la section Outline Tools de l'onglet Outline pour modifier les niveaux de vos en-têtes.
Lorsque vous avez entré tous les en-têtes souhaités, cliquez sur Afficher le document dans la section Document maître de l'onglet Plan.
Plus d'options deviennent disponibles dans la section Document maître de l'onglet Plan. Sélectionnez le contour entier dans le document et cliquez sur Créer.
Cliquez sur Créer pour entourer chaque document dans sa propre boîte. Enregistrez le fichier de document principal à nouveau à ce stade.
Chaque zone du document maître devient un fichier séparé, comme indiqué ci-dessous. Le nom du premier en-tête de chaque zone du document maître est utilisé comme nom de fichier pour chaque fichier de sous-document.
Pour revenir à l'affichage précédent, tel que Mise en page, cliquez sur Fermer l'affichage du contour dans la section Fermer de l'onglet Plan.
Pour ajouter une table des matières à votre document maître, placez le curseur au début du document et cliquez sur l'onglet Références. Cliquez sur le bouton déroulant Table des matières dans la section Table des matières. Sélectionnez l'une des options Table automatique pour insérer une table des matières générée automatiquement au point d'insertion.
Pour voir les sauts de section insérés par Word lorsque vous avez créé les sous-documents, cliquez sur l'onglet Accueil et cliquez sur le bouton de symbole de paragraphe dans la section Paragraphe.
Word affiche les sauts de section et leurs types.
REMARQUE: Lorsque vous créez un document maître à partir de zéro, Word insère un saut de section continu avant et après chaque sous-document que vous créez. Cela signifie qu'il n'y a pas de sauts de page dans votre document. Vous pouvez facilement changer le type de chaque saut de section.
L'image suivante montre comment votre document apparaît en mode plan avec les sous-documents affichés en expansion.
Création d'un document maître à l'aide de fichiers Word existants
Si vous souhaitez inclure certains documents dans un document maître, vous pouvez créer un nouveau fichier de document maître et insérer les documents existants en tant que sous-documents. Pour ce faire, créez un nouveau document Word vierge et enregistrez-le comme indiqué précédemment lors de la création d'un document maître à partir de zéro.
Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Plan dans la section Vues du document. L'onglet Plan contient devient disponible et actif. Cliquez sur Afficher le document dans la section Document maître pour activer des options supplémentaires. Pour ajouter un sous-document au document maître, cliquez sur Insérer.
Dans la boîte de dialogue Insérer un sous-document, accédez à l'emplacement des documents que vous souhaitez insérer. Sélectionnez le premier fichier et cliquez sur Ouvrir.
REMARQUE: il peut être plus facile si vous stockez vos fichiers de sous-document dans le même répertoire que votre fichier de document maître.
Si la boîte de dialogue suivante s'affiche, vous indiquant un style qui existe dans le sous-document et le document maître, cliquez sur le bouton Oui à tout. Cela conserve tous les styles dans le sous-document cohérent avec les styles dans le document maître.
Répétez les étapes pour insérer des sous-documents pour chacun des documents que vous souhaitez inclure dans votre document maître. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez réduire les sous-documents, si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur Collapse Subdocuments dans la section Document maître de l'onglet Plan.
Vous devez enregistrer votre document pour réduire les sous-documents, de sorte que la boîte de dialogue suivante s'affiche si vous ne l'avez pas encore fait. Cliquez sur OK pour enregistrer le document.
Notez que le chemin d'accès complet à chacun de vos fichiers de sous-document s'affiche dans chaque zone de sous-document. Pour ouvrir un sous-document à éditer, vous pouvez double-cliquer sur le symbole du document dans le coin supérieur gauche de la boîte de sous-document, ou bien Ctrl + Cliquez sur le lien vers le fichier.
REMARQUE: Lorsque vous importez des fichiers Word existants dans un fichier de document maître, Word insère un saut de section de page suivante avant et un saut de section continu après chaque sous-document. Encore une fois, vous pouvez facilement changer le type de chaque saut de section, si nécessaire.
Pour afficher le document maître dans une vue sans contour, cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Imprimer la mise en page ou tout autre type d'affichage dans la section Vues du document.
Vous pouvez ajouter une table des matières de la même manière que nous l'avons mentionné ci-dessus lors de la création d'un document maître et de sous-documents à partir de zéro.
Une fois que vous avez inclus tous les sous-documents dans le document maître, vous pouvez ajouter ou modifier les en-têtes et pieds de page, créer la table des matières( comme illustré), créer un index et travailler sur d'autres parties du documentdocument entier.
Pour les deux méthodes abordées dans cet article pour la création de documents maîtres, lorsque vous modifiez un document inclus dans un document maître, le contenu de ce sous-document est mis à jour dans le document maître.
Les documents maîtres dans les versions antérieures de Word parfois corrompu les documents. Vous pouvez rencontrer ce problème dans Word 2010. Consultez le site Microsoft Answers pour plus d'informations.