Comment configurer des règles dans Apple Mail

Même si la popularité de la messagerie électronique diminue, cédant la place à des moyens de communication en ligne plus instantanés, elle demeure une composante essentielle du répertoire professionnel de la plupart des gens. Mais indompté, le courrier électronique peut rapidement devenir incontrôlable, c'est pourquoi il est important d'utiliser des règles et des filtres.

Les règles d'Apple Mail vous permettent de hiérarchiser ce qui est important tout en éliminant ce qui ne l'est pas. Un bon système de règles réduira rapidement l'encombrement des e-mails tout en vous permettant de répondre plus rapidement aux messages prioritaires.

Apple Mail facilite la mise en place des règles, vous permettant de classer sans problème, de signaler et de vous informer des nouveaux messages afin que vous ne soyez pas constamment à la recherche de ce message important de votre patron ou collègue.

Pour configurer les règles, vous devez d'abord ouvrir la préférence d'Apple Mail, en sélectionnant le menu Courrier, puis "Préférences" ou en utilisant la combinaison de touches Commande +.

Dans les préférences, on clique sur le dernier onglet à droite, "Règles" puis sur "Ajouter une règle".

Pour cet exemple, nous allons définir une règle pour acheminer un courrier électronique d'un expéditeur spécifique vers une boîte aux lettres spécifique. Avant de faire cela, cependant, nous devons nous assurer que la boîte aux lettres est déjà configurée. Si ce n'est pas le cas, nous pouvons cliquer sur le menu "Mailbox" et sélectionner "New Mailbox. .." dans les sélections du menu. Maintenant, choisissez où vous voulez que votre nouvelle boîte aux lettres résider et donnez-lui un nom approprié.(Dans mon cas, je l'appelle "Lowell", où tout le courrier de mon patron ira.)

De retour dans nos préférences de règles, nous allons construire notre nouvelle règle, qui sera très simple. L'expéditeur en question - mon patron - a deux adresses e-mail qu'ils utilisent couramment, donc nous incluons les deux dans notre règle pour nous assurer que tout courrier provenant de l'une ou l'autre adresse est routé vers notre nouvelle boîte aux lettres.

Afin d'ajouter une autre adresse e-mail, nous devons cliquer sur le signe "+", cela ajoutera un champ supplémentaire pour une autre adresse e-mail.

Avec cette nouvelle règle, n'importe quel courrier qui vient de soit l'adresse e-mail sera déplacé à la boîte aux lettres spécifique. Cela signifie qu'il va passer la boîte de réception, donc nous devons nous assurer que nous vérifions fréquemment cette boîte aux lettres pour nous assurer que nous ne manquons de rien.

Malheureusement, vous ne pouvez pas utiliser les règles Boolean avec Mail, donc chaque partie de la règle que vous avez configurée aura son propre élément. Il serait facile d'utiliser l'opérateur "OU" dans notre règle lorsque vous spécifiez l'une ou l'autre adresse e-mail, mais nous ne pouvons pas, chacun doit avoir sa propre ligne.

Si nous voulions nous assurer que les messages de cet expéditeur restent dans la boîte de réception mais sont encore archivés dans la nouvelle boîte aux lettres, nous pourrions changer la règle pour qu'elle soit copiée au lieu d'être déplacée.

C'est juste un exemple simple, alors essayons quelque chose d'un peu plus complexe. Supposons que nous souhaitons définir une règle qui signale des messages spécifiques, les achemine vers une boîte aux lettres spéciale et transmet une copie à une autre adresse de messagerie. Voici comment nous ferions cela:

Donc, avec cette règle, le message sera copié dans notre dossier Important mailbox, l'arrière-plan sera ombré en rouge, et il sera transféré vers un compte de messagerie séparé.Nous pourrions continuer à ajouter des critères à notre règle, mais vous avez probablement l'idée.

C'est amusant, alors essayons un de plus et faisons en un peu plus de temps. Dans cette règle, il y a toutes sortes de choses qui se passent.

Tout d'abord, si le contenu ou de notre message contient les mots "roller derby", le message sera déplacé dans un dossier spécial.À la réception de ce message, Mail nous avertira en émettant un son, nous enverra une notification et fera rebondir l'icône dans le Dock. Enfin, il va changer le fond en rose et le marquer avec un drapeau vert.

Cela semble beaucoup pour un type particulier de message, mais si vous voulez vraiment savoir quand quelque chose arrive, vous pouvez certainement vous assurer que Mail vous alerte.

Avant de terminer, jetez un oeil à nos préférences Règles une fois de plus car il existe des fonctions très utiles que vous pouvez utiliser.

Chaque fois qu'une règle est "Actif", une coche apparaît dans la case à côté de celle-ci. Si vous souhaitez désactiver une règle, la rendant ainsi inactive, il vous suffit de la décocher. Cela ne supprimera pas la règle, donc si vous souhaitez la conserver et en suspendre l'utilisation pendant un certain temps, désactivez-la.

La fonction "Modifier" vous permet de revenir en arrière et de modifier n'importe quelle règle si nécessaire. Alternativement, vous pouvez simplement double-cliquer sur n'importe quelle règle que vous voulez changer.

Le bouton "Dupliquer" peut être utile de temps en temps quand vous voulez reproduire une règle une fois de plus, avec seulement quelques changements mineurs, mais vous ne voulez pas le créer plusieurs fois.

Enfin, si vous devez supprimer une règle, cliquez sur le bouton "Supprimer", ou sélectionnez simplement la règle et cliquez sur le bouton "Supprimer" de votre clavier.

Si vous avez plusieurs comptes e-mail, alors configurer des règles est certainement un excellent moyen de rassembler tous vos différents messages dans des endroits sympas et bien rangés pour que rien ne soit manqué ou perdu dans le remaniement. Vous n'avez pas besoin d'être un expert pour les utiliser non plus. Mail facilite vraiment la configuration de quelques règles simples afin que vous puissiez trouver des messages importants en quelques clics. Une fois que vous aurez compris, vous allez probablement créer des règles encore plus complexes qui vont au-delà de ce que nous vous avons montré ici aujourd'hui.