Passez au papier sans papier: arrêtez d'imprimer tout et profitez de la vie numérique

Le "bureau sans papier" qu'on nous a promis ne semble jamais arriver pour beaucoup de monde. La réalité, cependant, c'est qu'un bureau sans papier est ici aujourd'hui si vous voulez en profiter.

Si vous êtes encore quelqu'un qui imprime des e-mails, des pages Web et d'autres documents, vous pouvez vous arrêter maintenant. Il existe de meilleurs moyens de suivre vos informations et d'y accéder plus rapidement - vous ne pouvez pas rechercher des mots sur des morceaux de papier physiques, après tout.

Le cas contre l'impression

L'impression est coûteuse et peu pratique, nécessitant des cartouches d'encre souvent coûteuses, du papier d'imprimante et de nouvelles imprimantes lorsque cette imprimante à jet d'encre bon marché échoue inévitablement. Tout ce papier devient un fouillis qui doit être correctement organisé, sinon vous ne serez jamais capable de trouver ce que vous cherchez. Vous ne pouvez pas y accéder lorsque vous êtes absent de votre bureau, vous ne pouvez pas effectuer de recherche à l'intérieur de celui-ci, et vous n'en avez qu'une seule copie, ce qui fait que vous avez des problèmes si quelque chose vous arrive.

L'impression était nécessaire lorsque les ordinateurs étaient des briques lourdes qui étaient attachées aux bureaux. Nous nous déplaçons maintenant avec des ordinateurs dans nos poches, des tablettes pouvant atteindre la taille d'une feuille de papier et des services de cloud computing capables de sauvegarder et de synchroniser tous vos documents sur tous vos appareils. Vous pouvez rechercher les documents que vous avez enregistrés avec les mots qu'ils contiennent afin de ne pas devoir configurer et maîtriser un système de fichiers complexe.

Comment ne pas imprimer

Nous, les geeks, avons peut-être cessé d'imprimer depuis longtemps, mais il y a beaucoup de gens qui continuent à imprimer des emails et des pages web régulièrement. Nous essaierons d'offrir quelques conseils pour vous éloigner de l'imprimante et vous offrir une nouvelle façon de sauvegarder et d'organiser l'information qui a du sens.

• Créer une armoire de fichiers numériques : D'abord, vous voudrez décider où vous allez enregistrer les choses au lieu de les imprimer. Il est utile d'avoir un emplacement cohérent où vous enregistrez tout. Nous vous recommandons une sorte de service cloud qui se synchronise sur tous vos appareils afin que vous puissiez y accéder sur smartphones et tablettes ainsi que sur votre PC.De nombreuses personnes utilisent Evernote comme archive pour toutes leurs notes et documents, mais vous pouvez également choisir d'enregistrer dans un service de stockage en nuage comme Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive. Si vous préférez vraiment le stockage local, vous pouvez enregistrer vos fichiers dans un seul dossier sur votre PC, mais assurez-vous de le sauvegarder. Ce sera moins pratique car vous devrez copier manuellement les fichiers sur vos autres appareils si vous voulez les voir ailleurs.
• Imprimer en PDF : Tout ce que vous voulez imprimer - qu'il s'agisse d'un reçu, d'un document, d'un courriel ou d'une page Web - peut être imprimé dans un fichier PDF.D'abord, vous devrez installer une imprimante PDF sur votre ordinateur Windows. Vous pouvez ensuite passer par le processus d'impression comme d'habitude, en sélectionnant l'imprimante PDF virtuelle. Vous obtiendrez un fichier que vous pouvez stocker dans quelque chose comme Evernote ou Dropbox.

• Impression d'e-mails : Les e-mails peuvent être imprimés au format PDF de la même manière. Vous pouvez également essayer de les mettre en vedette( si vous utilisez Gmail) ou de les ajouter à un dossier spécial ou à une étiquette où vous pourrez vous y référer plus tard. Vous pouvez accéder à ces emails plus tard depuis n'importe quel appareil avec un client de messagerie - pas besoin d'imprimer.
• Impression de pages Web : Si vous imprimez des pages Web auxquelles faire référence ultérieurement, vous pouvez les imprimer au format PDF.Vous pouvez également les marquer pour les afficher plus tard( vos marque-pages peuvent être synchronisés sur tous vos appareils).Si vous voulez lire la page Web plus tard, utilisez un service comme Pocket ou Instapaper pour créer une liste de choses que vous voulez lire. Des services comme ceux-ci prennent une page Web, la convertissent en un article lisible en texte seul et la stockent même hors ligne sur des appareils mobiles afin que vous puissiez lire la page Web plus tard sans avoir à imprimer.
• Impression de cartes : Vous ne devriez pas avoir à imprimer des cartes si vous avez un smartphone avec GPS.Si vous utilisez Google Maps, vous pouvez vous connecter à l'application Google Maps et afficher la liste des recherches que vous avez effectuées sur le site Web Google Maps sur votre ordinateur. Vous pouvez également imprimer la carte au format PDF, bien sûr.
• Faxing Documents : Certaines anciennes entreprises calcifiées exigent toujours des fax. Vous pouvez utiliser un service comme HelloFax pour envoyer des fax sur le web. HelloFax offre cinq fax gratuits par mois - cela devrait être plus que suffisant pour les utilisateurs à domicile qui n'ont que rarement besoin de faxer une entreprise.
• Quand quelqu'un insiste sur les documents imprimés : Malheureusement, certaines organisations insistent toujours sur les documents imprimés. Il n'y a tout simplement pas moyen de contourner cela. Si elles ne prennent pas un PDF par email, vous devrez peut-être imprimer.
• Que faire avec vos vieux documents papier : Il est plus facile de commencer à aller de l'avant sans papier au lieu de décider de convertir méthodiquement tous vos vieux documents papier en versions numériques - cela peut demander beaucoup de travail. Néanmoins, vous pouvez numériser vos anciens documents en fichiers PDF avec un scanner.

Utilisation de vos fichiers numériques

Votre espace de travail numérique présente maintenant un certain nombre d'avantages que le papier n'a pas:

• Sauvegarde : Vos fichiers sont sauvegardés si vous les avez stockés avec un service comme Evernote, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Si votre maison brûle, vous ne perdrez pas vos documents importants.
• Recherche : Vous pouvez facilement rechercher dans tous vos documents électroniques pour trouver les documents dont vous avez besoin sans passer au crible les montagnes de papier. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, même Windows - ils ont tous des fonctionnalités de recherche en texte intégral.
• Access Everywhere : Vos documents sont accessibles depuis n'importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Si vous avez besoin de regarder quelque chose, vous pouvez le faire à partir de votre smartphone plutôt que de rentrer à la maison et de fouiller dans vos papiers.
• No Clutter : Vous n'avez pas à vous soucier de stocker, d'organiser, de faire de la place et de désencombrer vos documents.
• Aucun coût d'impression: Si vous n'avez pas besoin d'acheter de l'encre coûteuse, des imprimantes bon marché et des piles de papier d'imprimante, vous économiserez de l'argent.

Bien sûr, certains documents peuvent être trop sensibles pour être stockés en ligne. Dans de telles situations, vous pouvez toujours utiliser le cryptage: créez un conteneur crypté et stockez-le dans un service tel que Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Les gens auront besoin du mot de passe avant de pouvoir accéder à vos documents.

Crédit d'image: Sarah Kolb-Williams sur Flickr, cellanr sur Flickr, jeremyfoo sur Flickr