4Aug
Sokan szeretik a szervezetet és a termelékenységet. Ha már használta a Microsoft Office-ot, akkor máris a legfontosabb eszközzel rendelkezel az Outlook 2013-ra.
Az Outlook sok szervezetnél elengedhetetlen, nemcsak a nyilvánvaló e-mailes készségekhez, hanem naptárakhoz, feladatokhoz és kapcsolatokhoz is. Egy tipikus vállalat összekapcsolhatja az Outlookot Exchange-kiszolgálóval, és mindenki ugyanazt a címjegyzéket és naptárakat oszthatja meg, így nagyszerű eszköz a vállalati szintű együttműködéshez.
Sajnos a legtöbb embernek nincs otthoni Exchange kiszolgálója, és valószínűleg nem is tudja, mi ez. De ez rendben van, az Outlook funkciók éppen olyan jól vannak az otthoni számítógépén, és továbbra is biztosítják mindazokat a funkciókat, amelyek ilyen hatalmas termelékenységet biztosítanak: e-mail, feladatok, találkozók, címjegyzékek és még sok más!
Az Outlook használatával - A Tiny Primer
Az Outlook nem fogja elkápráztatni, amikor először megnyitja. Minden szándékra és célra ez egy másik alkalmazás a Microsoft Office ökoszisztémában, és mint ilyen, lesz néhány ismerős eleme.
Az egyéb népszerű Office alkalmazásoktól eltérően az Outlook nagyrészt a különböző funkciók köré épül fel. A Word elsősorban szöveges dokumentumok létrehozására szolgál, az Excel a táblázatokról szól, a PowerPoint bemutatja, de az Outlook számos kalap alkalmazása.
Az Outlook alapértelmezett nézete a Beérkezett üzenetek, a tetején pedig a Ribbon látható, amely ebben a nézetben el van rejtve a képernyőterület mentéséhez.
Szeretni őket, vagy gyűlölni őket, Szalagok mindenhol a Hivatalban. Nem kell többet töltenünk a létük viszonylagos érdemein, nyilvánvalóan itt maradunk. Ez azt jelenti, hogy mindig emlékezzen rá, ha gyorsan el szeretné rejteni vagy megjeleníteni a szalagot, csak a CTRL + F1 billentyűt használja.
Ha a menü felső menüjének bármelyikére kattint, a Ribbon megmutatja, és kiválaszthatja a funkciókat és az eszközöket. Ha azt szeretné, hogy a szalag ne maradjon fenn, használhatja a "CTRL + F1" billentyűkombinációt, vagy kattintson a jobb alsó sarokban lévő kis nyomógombra.
A Szalag Home lapja kontextusban változik attól függően, hogy milyen üzemmódban van. A fenti képernyőképen látjuk a Mail beállításait.
Az alábbiakban a Kezdőlap fül megváltozott, hogy tükrözze a Naptár beállításait. Ne feledje, a szalagot úgy rögzítették, hogy a nyomógomb nyílvessé vált, ha újra össze akarja tömöríteni( vagy használja a "CTRL + F1" billentyűt).
A fennmaradó szalaglapok - Küldés / Fogadás, Mappa, Nézet és természetesen Fájl - mindegyike nagymértékben konzisztens bármilyen üzemmódban. Mindegyiküket közelebbről megvizsgáljuk a következő részben.
Vessünk egy pillantást arra, hogyan mozoghatunk az üzemmódok között, és megváltoztathatjuk nézetünket. A bal szél mellett a mappaablak látható.Az ablak alján található hivatkozások az Outlook módjaihoz. Ebben a példában a Bejövő, a Naptár, az Emberek, a Feladatok stb. Ikonjai láthatók.
Ha a navigációs ablaktábla tetején lévő nyílra kattint, az ablak kibontja az e-mail fiókjának mappáját.
Hasonlóképpen, ha átvált a Naptár üzemmódra, akkor a megfelelő mappablakban megjelenik az alkalmazandó nézet.
Kattintson a három pontra a további Outlook módok eléréséhez, például Notes, Folders és Outlook hivatkozásokhoz. Válassza a "Navigációs lehetőségek" lehetőséget, és megváltoztathatja a navigációs elemek sorrendjét.
A "Compact Navigation" kikapcsolása a nagyobb felbontású kijelzőkkel rendelkező felhasználók számára nyújt segítséget. Azt is megnövelheti vagy csökkentheti, hogy hány tétel jelenjen meg, és milyen sorrendben jelenjenek meg.
Küldés / Fogadás
A Küldés / Fogadás lap speciálisan a Bejövő funkciók felé irányul, de a többi módban( Naptár, Feladatok stb.) Is megjelenik, de nem lesz ugyanaz a funkció.
Itt láthatja például a Naptár Küldés / Fogadás lapot, amely elhagyja a Szerver részt.
A használt levelezési protokoll típusától függően( az első képernyőképen egy IMAP-fiókkal dolgozunk), előfordulhat, hogy nem vagy csak képes letölteni a fejléceket, vagy letölteni az üzeneteket jelölni / elhagyni stb. Az
Send / Receive opciók tehát attól függenek, hogy hogyan állította be az e-mail fiókjait, de a hosszú történet rövid: ajánljuk az IMAP-ot.
Mappa
Összességében a Folder fül meglehetősen egységes minden módban, a Naptár kivételes kivételével. Az alábbiakban láthatja a Beérkező levelek mappát, amely lehetővé teszi a különböző mappamenedzsmentek használatát( ha nem használ IMAP-fiókot, akkor az IMAP-fül nem jelenik meg).
Az AutoArchive Settings gomb kissé zavaró, mivel ez nem igazán befolyásolja, hogy a beérkező levelek automatikusan archiválják a régi leveleket. Ha meg szeretné őrizni a postai lábnyom kicsi és könnyebben kezelhető, akkor meg kell nyitnia a beállításokat, és részt kell vennie az ottani automatikus archiválás beállításánál. Nyissa meg az Opciók elemet, és válassza a "Speciális" kategóriát.
Ha megtalálta az AutoArchive beállítást, kattintson az "AutoArchive Settings. .." gombra, hogy megnyissa a sokkal hasznosabb párbeszédablakot, mint amit a szalagról ad.
Amint említettük, a Folder legtöbb füle meglehetősen konzisztens az egész Outlook-ban, kivéve a Naptárat, amely naptár-specifikus funkciókat kínál. Például nem másolja vagy mozgatja a mappákat, átmásolja vagy áthelyezi a naptárakat, és így tovább.
A legtöbb esetben sok mappadolgozást fog csinálni a beérkező levelek tekintetében, mert nyilvánvalóan az e-mailek gyorsan elkeseríthetetlenné válhatnak, ha nem rendelkeznek megfelelő mappaszerkezettel és szervezettel.
View
A View opciók az alábbi alapvető funkciókat tartalmazzák. Ez a nézet fül, ahogy az a Beérkezett üzenetekből látható.
Vegye figyelembe az emlékeztetők ablakot, amelyet bármikor megnyithat az emlékeztetők ellenőrzéséhez, például, ha elmulasztotta az egyiket, vagy elhallgatott. Ha bármilyen emlékeztető megjelenik, eldöntheti, hogy mindegyiket eldobja, megérinti a szundi gombot, vagy egyszerűen egyszerre mindent elbocsát.
A többi nézet lapok az üzemmód függvényében változhatnak. A következő elem a Naptárhoz tartozik, amely hozzáadja az aktuális nézetet, elrendezést, színt és elrendezést. Ismét az Elrendezés részben ugyanazok a dolgok szerepelnek az Outlook-ban, de fontos megjegyezni, hogy ez nem univerzális, ezért a Feladatok, a Naptár vagy az E-mail módok által engedélyezett funkciók nem fognak reprodukálni az egész alkalmazás során.
Fontos továbbá, hogy fordítson figyelmet a Megállapodás részre. Itt látható, hogy a Megállapodás rész a Feladatok módban néz ki. Figyeld meg, hogyan rendezheti és módosíthatja a Feladatok nézetet a maximális hatás érdekében.
A Nézet lapon az Ön preferenciáinak segítségével gyorsan átmásolhatja és rendezheti az információkat, mivel növekszik és idővel bővül. A naptár nem marad üresen, a feladatok megsokszorozódnak, a cölöpök fel vannak töltve, és így a különböző elrendezések és elrendezések segítenek abban, hogy sokkal produktívebb legyenek ahelyett, hogy vakon csillantak.
Funkcionális szalagok
Most beszélje meg, hogyan változnak az opciók a funkciótól függően. Itt van mindent, amire szükséged van egy egyszerű e-mail üzenet kitöltésére, mellékletek hozzáadására, címkék létrehozására és a szöveg formázására. Nincs semmi túl bonyolult, és képesnek kell lennie arra, hogy egy csodálatos e-mail üzenetet készítsen.
Hasonlítsa össze ezt a feladat szalaggal, amely elérhető egy feladat indításával vagy megnyitásával. Vegyünk egy pillanatra, hogy megjegyezzük, mennyire különbözik az üzenetszalagtól.
Hasonlítsa össze ezt a Beszúrás fülre. A Beszúrás lap statikusan jelenik meg az Outlookban, ugyanúgy használhatja ugyanazokat a beállításokat és funkciókat, mint az üzenet, a feladat, a naptáresemény stb. Tartalmát. Az
Az e-mail üzenetek a Beállítások lapot adják hozzá, amely számos hasznos funkcióval rendelkezik. A Témákon túl, amelyek hasznosak lehetnek vagy nem feltétlenül hasznosak, ott van a BCC( vak-szalagos másolat, amikor el szeretné rejteni a címzetteket az e-mail fejlécéből) opciót és a nyomkövetési funkciókat.Összességében itt semmi sincs kritikus fontosságú, de ha valaha is szükséged lesz egy kézbesítésre vagy az átvétel elolvasására, az Opciók fül az a hely, ahol meg kell mennie.
A Formátum Szöveg ugyanaz, függetlenül attól, hogy melyik funkcióval rendelkezik, és nincs sok beszélnivaló.Ez a lap szembetűnő hasonlít a Word-ben található formázási függvényekkel, ezért ha Word-et használ a dokumentumok írására és formázására, ezek az ellenőrzések valószínűleg ismerősek lesznek.
Végül a Review lap a "just-in-case" lapja. Használhatja ezt a fül korrigáló eszközeit, hogy ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtant, találjon jobb szót, és csak derítse ki, hogy hány szó van az e-mailben az /task/ találkozón.
A Review lap ugyanaz az Outlook alkalmazásban. Vegye figyelembe azt is, hogy tartalmaz nyelvi funkciókat, itt megadhatja a nyelvi beállításokat és a korrektúra beállításait. Olyan elemeket is lefordíthat, mint például ha külföldi partnerrel vagy valaki más szöveggel küld egy kis szöveget.
Ez nagymértékben az Outlook további funkcionalitása. Nyilvánvalóan sok részletet kihagytunk, de úgy érezzük, hogy ha egyszer megérted a szalagrendszer természetét. Ha funkciót szeretne használni, akkor tudja, hol keresse.
Az e-mail fiók automatikus és kézi beállítása
Röviden tárgyaljuk meg az e-mail fiók automatikus és manuális beállítását. Amikor először elindítod az Outlook programot, hiba lesz a fiók létrehozásához.
Választhat, azonnal beállíthatja az Outlookot egy e-mail fiókkal, vagy ezt a részt kihagyhatja, és később hozzáadhat fiókot.
Ha a "Nem" opciót választja, akkor egy figyelmeztető üzenet alapvetően azt jelenti, hogy az Outlook meglehetősen sánta, legalább egy e-mail fiók nélkül. Természetesen továbbra is használhatod a feladatokat, megjegyzéseket, naptárat és más dolgokat nyomon követheted, de az Outlook valóban e-mail-központú élmény.
Ennek szem előtt tartásával, beállítjuk az Outlookot egy e-mail fiókkal. Kezdetben automatikusan megpróbálhatja ezt megtenni, ahol meg fog adni néhány fiókos információt a fiókjáról, és az alkalmazás megpróbálja automatikusan észlelni a beállításokat.
Néha ez működik, amit nem. Ha igen, akkor nyersz, és előre ugorhatsz a következő szakaszra. Ha nem, vagy tudod, hogy be kell állítania egy további kiszolgálótípust, akkor válassza a "Kézi beállítás" lehetőséget, majd a folytatáshoz kattintson a "Tovább" gombra.
A célszerűség kedvéért egy már létező fiókot állítunk be az automatikus módszer használatával. Manuális módszereket írunk le egy kicsit. Ha manuálisan kell beállítania a fiókot, azt javasoljuk, hogy ugorjon előbb arra a szakaszra. Időközben egyszerűen egy Outlook.com fiókot használtunk, a jelszavunkat elküldtük, és az alábbi eredményt láthatja.
Az Outlook.com segítségével egyszerűen ki lehet választani, ha nem Microsoft-leveleket szeretne beállítani, valószínűleg manuálisan kell konfigurálnia. Ha nem tudja, hogyan kell ezt megtenni, javasoljuk, hogy keresse meg, hogyan kell beállítani az Outlookot az adott e-mailben.
Ez azt mondta, egyszerű példánkban a "Finish"( Finish) gombra kattintunk, az Outlook pedig megnyílik a fényes, új beérkező levelekbe.
Manuális fiókbeállítás
Most, hogy meglehetősen jól megértette az Outlook alapvető szolgáltatásait, térjünk vissza, és megtudjuk, hogyan lehet további e-mail fiókokat létrehozni. Nagy esély arra, hogy olyanok vagyunk, mint sok más ember, és két vagy több e-mail fiókunk van. Szerencsére beállíthatja az Outlookot, hogy számos különböző e-mail fiókkal működjön, köztük a POP és az IMAP szolgáltatással, és annyi fiókot kaphat, amennyit személyesen kezelhet.
POP és IMAP?
Szóval mit értünk POP és IMAP beszélgetésről? Az
POP vagy Post Office protokoll örökre ott van, és ha valaha használta és e-mail klienst csatlakoztatott az internetszolgáltató által megadott e-mailhez, vagy leveleit eljuttatta egy webmail szolgáltatásból, a POP használatával esetleg kapcsolódhat. A POP nagyszerű az üzenetek letöltéséhez.
Ha beállítja fiókját az IMAP használatához, akkor az Outlook átmásolja az online mappaszerkezetet, és csak egy pár hét e-mailt szinkronizál. Az e-mailjeidet nem távolítják el a kiszolgálóról, és egyszerűen csak letöltheti az üzenet fejléceit, ami fantasztikus, ha 1000-ben vannak üzenetek a mappákban.
Tehát van olyan POP, ami elavult, és olyan, mint a machete vétele az e-mail címedre, majd az IMAP, amely kifinomultabb, modernbb és jobban megfelel, ha ugyanazt a postaládát online és offline módon szeretné fenntartani.
Mint mondtuk, azt gondoljuk, hogy az IMAP messze felülmúló módszer.
Több e-mail fiók hozzáadása és kezelése
Több e-mail fiók hozzáadása és kezelése az Outlook programban nagyon egyszerű.Ha új e-mail fiókot szeretne felvenni, kattintson a "Fájl" fülre a Szalagon és kattintson a "Fiók hozzáadása" gombra. Megjelenik az Automatikus fiók beállítása képernyő.Ha manuálisan szeretné beállítani a fiókját( vagy kéri), válassza a "Kézi beállítás" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra.
Mint korábban említettük, a fióktípusok közötti választás valószínűleg POP vagy IMAP,vagy a másik általában az Ön e-mail szolgáltatója. Ez azt jelenti, hogy ha a Gmailt vagy a Yahoo! -ot használod, vagy akár az internetszolgáltató által megadott e-mailt is, akkor kérdezze meg őket vagy az internetet az utasításokkal és beállításokkal kapcsolatban, amelyeket az Outlook alkalmazásával kell használni.
Ha viszont Outlook.com vagy más Exchange ActiveSync típusú szolgáltatást használ, akkor az információk elég egyszerűek.
Ha hozzáadta fiókjait, ha valaha kezelni szeretné őket, kiválaszthatja a kezelni kívánt fiókot a Fájl lapon található Fiókinformációs oldal tetején található legördülő választógombról.
Kattintson ismét a "Fiókbeállítások" és a "Fiókbeállítások" elemre. A létrehozott ablakból létrehozhat egy új fiókot, javíthatja az aktuálisat, eltávolíthatja azt, beállíthatja alapértelmezettként( ha több is van), és szükség esetén módosítsa a beállításokat.
Itt láthatjuk az Outlook.com fiók beállításait. Nem sok mindent tudunk vele, bár ha nemrég megváltoztatta a jelszavát, gyorsan megoldhatja azt.
Az alábbiakban egy IMAP beállítás található, amelyet kézzel konfiguráltak a Google által megadott beállítások szerint.
Whoa, sokkal több van ott, és még be kell ássuk a "További beállítások" -ot, hogy a kiszolgáló portjait felderítsük.
Ne feledje, csak egyszer kell ezt csinálnia, majd elfelejteni. Hacsak később nem módosítja a jelszavát, vagy nem szeretne fiókot hozzáadni / eltávolítani, akkor az e-mail fiók beállításaival végzett munkája gyakorlatilag lejárt.
Ha többet szeretne megtudni a Gmail IMAP-fiókok Outlookhoz való hozzáadásáról, akkor van egy praktikus kis útmutató, ami segíteni fog abban.
készen áll, beállít, e-mailt!
Bár csak a Gmail vagy csak a Yahoo! Ha több e-mail fiókot használ, például személyes, profi és / vagy munkahelyi fiókot használ, akkor a levelezőprogram, például az Outlook elhagyhatja a fiókok közötti váltást, a találkozók beillesztését a naptárba vagy a feladatok kezelését..
Ez egy valódi, életképes, minden egyben-termelékenységű megoldás, és mivel a Microsoft megújult hangsúlyt fektet az Office-csomagra, továbbra is fontos része a sok felhasználói napi rutinnak.
használatával Miután az e-mail fiókjait beállította és készen áll, elkezdheti az Outlook használatát és feltárni az összes funkcióját. Valószínűleg könnyű használni, és sokkal több, hogy a How-to Geek segíthet a korábbi cikkek használatában, vagy egyszerűen megkérdezi a vitafórumunkat.