26Aug
Als u ons vertelt dat e-mail uit de mode is geraakt, vragen we u om onze inboxen te bekijken. Het kunnen sorteren en indelen van de puinhoop van berichten die dagelijks binnenkomen, is vrij essentieel voor het behoud van geestelijke gezondheid op de werkplek.
Het gaat ook niet alleen om spam. Spam bestaat nog steeds, een vervelende feit van het leven, maar er zijn manieren om daarmee om te gaan. Het is het verbrijzelen van andere e-mail die we krijgen - updates over software, uitnodigingen voor evenementen, mailinglijsten waar we [hebben] op geabonneerd maar waarvan je je nooit kunt onthouden - waarvoor het op de een of andere manier nodig is om berichten naar hun juiste plaats te organiseren, sorteren en in te dienen, of het een toegewezen map of de prullenbak is.
We hebben nogal wat over Outlook gepraat, waaronder basisprincipes van e-mail, zoals het opstellen en verzenden, manieren om bijlagen toe te voegen en te ontvangen, evenals het importeren van contactpersonen en het beheren van adresboeken. We willen nu onze aandacht richten op het grotere geheel door ons te concentreren op het beheer van inboxen.
Mastering Your Outlook Inbox
Outlook heeft een schat aan functies ingebouwd om u te helpen uw e-mail op de juiste plaatsen te filteren. Om te beginnen, als u met de rechtermuisknop op een bericht of muis klikt op het lint, ziet u een functie met de naam Snelle stappen.
Als we het uitbreiden vanaf het lint, kunnen we deze functie volledig zien.
Het eerste om te onthouden is Quick Steps zijn in feite regels( er is een functie genaamd Regels, die we binnenkort zullen bespreken).Het tweede ding om te onthouden is dat, in tegenstelling tot regels, die achter de schermen werken zonder uw input, snelle stappen afhankelijk zijn van uw input om te werken.
Het eerste dat u gaat doen is de Quick Step selecteren die u wilt maken. Laten we een eenvoudige doen om ons punt te illustreren.
In deze Quick Step selecteren we een bericht dat wij als diversen beschouwen en klikken op de Quick Step, die het bericht naar de map Misc zal verplaatsen en het bericht als gelezen markeert.
Als u op de knop "Opties" klikt, ziet u hoe de Quick Step is opgebouwd en kunt u deze ook bewerken, bijvoorbeeld door er onderdelen aan toe te voegen of ervan te verwijderen.
In deze schermafbeelding kunt u bijvoorbeeld de stap verwijderen waar berichten worden gemarkeerd als gelezen, zodat alles naar de map Diversen wordt verplaatst, maar de status ervan ongewijzigd blijft.
Zo werken Quick Steps, we kunnen behoorlijk wat tijd besteden aan het tonen van verschillende manieren waarop ze kunnen worden gemaakt en geïmplementeerd, maar we willen overgaan naar regels om het verschil te illustreren.
De basisregels voor regels
Zoals we al zeiden, zijn Quick Steps iets waar u naar handelt terwijl regels automatisch werken, achter de schermen, volgens de criteria die u opgeeft. Wanneer u op de knop "Regels" klikt, moet u "Regel maken. .." in de vervolgkeuzelijst kiezen.
De primaire voorwaarden voor het maken van regels zijn vrij eenvoudig en misschien hoeft u zich niet eens te verdiepen in geavanceerde opties. Laten we dus eens kijken naar enkele van hun eenvoudigere aspecten.
In de volgende afbeelding ziet u dat u e-mail van bepaalde afzenders kunt routeren, of op basis van het onderwerp, of naar wie het wordt verzonden. Van daaruit kunt u Outlook u visueel en / of met een geluid laten waarschuwen. U kunt het bericht ook verplaatsen naar een specifieke map, die anders dan een Quick Step zou gebruiken, zonder uw invoer.
Als u op de knop "Regel maken" klikt, ziet u het volgende dialoogvenster met de wizard.
U kunt ook klikken op "Nieuwe regel" in het venster Regels en waarschuwingen.
Als u dit doet, wordt het eerste wizardvenster van de wizard geopend, dat u door het proces leidt.
-regels zijn verrassend ongecompliceerd als u al weet wat u met de regel wilt doen. Klik op "Geavanceerde opties. .." en je zult zien wat we bedoelen. Je ziet niet alleen de opties van het eenvoudige scherm Regel maken, je zult ook een hele nieuwe wereld van andere regels vinden die je kunt gebruiken.
Stel je voor dat we de Quick Step nemen die we eerder hebben gemaakt en er een regel van willen maken. We willen onze criteria selecteren in de bovenstaande opties en vervolgens klikken op 'Volgende'. In dit geval gaan we e-mails verplaatsen die naar ons How-To Geek-account zijn verzonden.
Op het volgende scherm kiezen we de optie "verplaatsen naar een opgegeven map" en onderaan klikken we op de onderstreepte link "verplaats deze naar de opgegeven map". We krijgen dan opties te zien waarmee we e-mail kunnen doorsturen naarwelke map we ook kiezen, in dit geval is dit "Misc."
Nadat u op "Volgende" heeft geklikt, wordt u gevraagd of er uitzonderingen zijn op deze nieuwe regel. Als dat niet het geval is, klikt u op "Volgende" en u gaat verder naar het laatste scherm, waar u wordt gevraagd uw nieuwe regel een naam te geven, of u deze wilt inschakelen, uitvoeren wanneer u klaar bent en tenslotte, je kunt het bekijken.
Dat is het, klik op "Finish" en u bent klaar om te gaan. U kunt deze regel bekijken door op de knop "Regels" te klikken en vervolgens "Regels en waarschuwingen beheren" in de vervolgkeuzelijst.
U kunt op elk gewenst moment terugkeren om uw regel te wijzigen, nieuwe regels toe te voegen, kopieën te maken, te verwijderen en andere functies. Vergeet niet dat als u een regel wilt behouden, maar niet wilt dat deze altijd wordt uitgevoerd, u het selectievakje ernaast kunt uitschakelen.
Als u meer wilt weten over het automatisch verplaatsen van berichten naar een specifieke map, raden we u aan dit artikel te lezen.
E-mailberichten verwijderen en negeren
U krijgt veel e-mail die u niet wilt of nodig hebt, of het nu doorgestuurd wordt van een overdreven uitbundige ouder, of regelrechte spam, uw inbox getemd en goed verzorgd houden zal eengrote uitdaging als je niet weet hoe je de tools tot je beschikking kunt gebruiken.
Zoals je kunt zien prominent weergegeven op het lint, is er een gedeelte geheel gewijd aan het verwijderen van dingen, het meest opvallend is de grote "Verwijderen" knop en zijn gigantische X. Je kunt ook eenvoudig een bericht of groep berichten selecteren en op die knop klikken oftik gewoon op "Verwijderen" op je toetsenbord.
Laten we eens naar dat gedeelte Verwijderen kijken en zien wat het nog meer te bieden heeft. Ten eerste is er de knop "Negeren".
Wat doet Ignore? Wanneer u een bericht of conversatie selecteert en op 'Negeren' klikt, wordt een dialoogvenster weergegeven.
Het verschil tussen dit en simpelweg het verwijderen van een gesprek is dat het negeren van dit gesprek van toepassing is op deze en alle toekomstige berichten, wat betekent dat als je op een mailinglijst staat en respondenten alles blijven beantwoorden, je ze niet langer zult zien, wat behoorlijk verdomd isnuttig.
De andere opvallende optie is de opruimfunctie. Als u op de knop "Opschonen" klikt, wordt een vervolgkeuzemenu geactiveerd met de volgende opties.
Welke optie u ook kiest, u ziet een dialoogvenster met dezelfde uitkomst, alle overbodige berichten zullen worden weggegooid.
Als u op de knop "Instellingen" klikt, wordt u naar de opties voor Gesprek opruimen geleid. Zoals u kunt zien, kunt u de functie Opruimen gebruiken om oude, overbodige gesprekken naar een alternatieve map te archiveren, wat waarschijnlijk de handigste optie is. Het is vaak beter om dingen eenvoudig te archiveren in plaats van te verwijderen, voor het geval u er op een later tijdstip naar moet verwijzen.
Hoewel deze functies geweldig zijn, en we zien de duidelijke verdienste in hen, zullen ze niet veel effect hebben op dat onheilige van inbox gesel: spam.
Spam, Spam Go Away! !
Spam krijgt niet dezelfde soort krantenkoppen als vroeger, omdat moderne spamfilters het grootste deel van het werk aardig doen. Als u Gmail of andere webmailservices gebruikt, ziet u er waarschijnlijk niet veel van, wat niet wil zeggen dat het er niet is, vooral niet als u de noodlottige fout maakt om toestemming te geven om een bedrijf uw adres te laten delenmet hun marketingpartners, of klik je op het verkeerde vakje en dien je je per abuis in om op een distributielijst te staan.
Het punt is, spam gebeurt nog steeds, maar Outlook biedt manieren om het hopelijk grotendeels onder controle te houden met rommelfilters. Wanneer u een bericht ontvangt dat duidelijk junk of spam is, kunt u dat bericht selecteren en vervolgens op de knop 'Ongewenst' klikken voor een vervolgkeuzemenu met opties. Voor ongewenste berichten kiest u 'Afzender blokkeren', maar voor al het andere wilt u de Ongewenste e-mailopties aanpassen.
Hoe beperkter je filterniveau is, hoe groter de kans dat iets dat je eigenlijk wilt of moet zien per ongeluk wordt uitgefilterd. Als dit gebeurt, moet u de betreffende e-mails behandelen met de keuzes die u in de vorige schermafbeelding hebt gezien.
Het is een goed idee om wat tijd te besteden aan het verkennen van de Ongewenste e-mailopties. U kunt witte lijsten instellen van bepaalde afzenders en bepaalde ontvangers, terwijl afzenders die u niet vertrouwt, expliciet worden geblokkeerd.
Uw inbox lean-and-mean houden, vereist toewijding en aandacht voor detail. Om eerlijk te zijn, een paar goed ontworpen regels kunnen veel werk goedmaken, maar er zullen altijd nieuwe uitdagingen zijn. Onthoud deze tools - Snelle stappen, Regels, negeren en Ongewenste filters - en u bent goed op weg om uw e-mail te temmen.
Laten we nu van je horen. Vertel ons over uw eigen favorieten Snelle stappen en regels, of hoe u met spam omgaat. Ons discussieforum is open, dus leen ons uw opmerkingen en vragen.