4Aug
Muitos de nós desejam organização e produtividade. Se você já usa o Microsoft Office, você já possui a melhor ferramenta para saciar esse desejo: Outlook 2013. O
Outlook é vital em muitas organizações, não apenas por suas óbvias habilidades de e-mail, mas também é calendário, tarefas e talentos de contatos. Uma empresa típica pode conectar o Outlook a um servidor Exchange e todos podem compartilhar o mesmo catálogo de endereços e calendários, tornando-se uma ótima ferramenta para colaboração em nível empresarial.
Infelizmente, a maioria das pessoas não tem um servidor Exchange configurado em sua casa e provavelmente nem sabe o que é isso. Mas, tudo bem, o Outlook funciona tão bem no seu computador doméstico, e ainda fornecerá todos os recursos que o tornam uma ferramenta de produtividade tão poderosa: e-mail, tarefas, compromissos, livros de endereços e muito mais!
Trabalhando com o Outlook - Um Tiny Primer O
Outlook não o deslumbrará quando você o abrir. Para todos os efeitos, é outro aplicativo no ecossistema do Microsoft Office e, como tal, ele terá alguns elementos familiares.
Ao contrário de outras aplicações populares do Office, no entanto, o Outlook é amplamente construído em torno de suas diferentes funções - O Word é principalmente para criar documentos de texto, o Excel é tudo sobre planilhas, o PowerPoint faz apresentações - mas o Outlook é um aplicativo de muitos chapéus.
A vista padrão do Outlook é a caixa de entrada, ao longo da parte superior é a Faixa de opções, que está escondida nesta exibição para salvar o espaço da tela.
Ame-os ou os odeie, as fitas estão em todo o lado do escritório. Não precisamos gastar mais tempo a superar os méritos relativos de sua existência, obviamente eles estão aqui para ficar. Dito isto, lembre-se sempre, se você quiser esconder ou mostrar rapidamente a Fita, use apenas CTRL + F1.
Se você clicar em qualquer uma das funções do menu na parte superior, a fita mostra e você pode escolher funções e ferramentas. Se você deseja que a Faixa de Opções persista, você pode usar "CTRL + F1" ou clique no ícone do pequeno alfinete no canto inferior direito.
A guia Início na Faixa de opções muda contextualmente dependendo do modo em que você estiver. Na captura de tela acima, vemos nossas opções para o Correio.
Abaixo, a guia Início mudou para refletir as opções do Calendário. Observe que a Faixa de opções está fixada, de modo que o alfinete tenha mudado para uma seta no caso de você querer recusar novamente( ou use "CTRL + F1").
As guias de fita restantes - Enviar / Receber, Pasta, Visualização e, claro, Arquivo - são em grande parte consistentes para qualquer modo em que você esteja. Examinaremos mais de perto todos eles na próxima seção.
Vamos dar uma rápida olhada em como se mover entre os modos e mudar a sua visão. Ao longo da borda esquerda, você vê o painel de pastas. Na parte inferior deste painel são atalhos para os modos do Outlook. Neste exemplo, você vê ícones para a Caixa de entrada, Calendário, Pessoas, Tarefas e assim por diante.
Se você clicar na seta no topo do painel de navegação, ele expandirá o painel, que exibirá a árvore de pastas para sua conta de e-mail.
Da mesma forma, se você mudar para o modo Calendário, você verá a visualização aplicável no painel de pastas.
Clique nos três pontos para acessar outros modos do Outlook, como, por exemplo, atalhos de Notas, Pastas e Outlook. Escolha as "Opções de Navegação" e você pode alterar a ordem em que os elementos de navegação aparecem.
Desligar a "Navegação Compacta" atrairá usuários com displays de resolução maior. Você também pode aumentar ou reduzir a quantidade de itens e a ordem em que aparecem.
Enviar / Receber
A guia Enviar / Receber é orientada especificamente para as funções da Caixa de Entrada, mas também aparecerá nos outros modos( Calendário, Tarefas, etc.), embora não tenham a mesma funcionalidade.
Por exemplo, aqui vemos a guia Enviar / Receber do Calendário, que evita a seção do Servidor.
Dependendo do tipo de protocolo de correio que você está usando( na primeira captura de tela, estamos trabalhando com uma conta IMAP), você pode ou não ter a capacidade de apenas baixar cabeçalhos, ou marcar / desmarcar mensagens para fazer o download, etc.
As opções de envio / recepção dependem, portanto, de como você configura suas contas de e-mail, mas longa história curta: recomendamos IMAP.
Pasta
No geral, a guia Pasta é bastante consistente em todos os modos, com a notável exceção do Calendário. Abaixo, você vê a guia Pasta da Caixa de entrada, que permite administrar toda a pasta( se você não estiver usando uma conta IMAP, então você não verá a guia IMAP).
O botão AutoArquivar Configurações é um pouco confuso, uma vez que não afeta de verdade a forma como a sua caixa de entrada automaticamente arquiva o correio antigo. Se você quiser manter sua pegada de correio pequena e mais fácil de gerenciar, você precisará abrir as opções e atender a configuração do AutoArquivamento. Abra as Opções e selecione a categoria "Avançado".
Depois de localizar a opção AutoArquivar, clique no botão "AutoArquivar Configurações. .." para abrir uma caixa de diálogo muito mais útil do que o que você forneceu na Faixa de opções.
Como mencionamos, a maioria das guias da Pasta são bastante consistentes em todo o Outlook, exceto o Calendário, que atende a funções específicas do calendário. Por exemplo, você não copia ou move pastas, você copia ou move calendários, e assim por diante.
Para a maior parte, você vai fazer uma grande quantidade de administração de pasta em relação à sua caixa de entrada porque, obviamente, o e-mail pode tornar-se rapidamente pesado e irresistível se você não tiver uma boa estrutura e organização de pastas.
Ver
As opções de exibição contêm as seguintes funções essenciais. Esta é a guia Exibir como visto na Caixa de entrada.
Observe o botão Janela de lembretes, que você pode abrir a qualquer momento para verificar suas lembretes, como se você perdeu uma ou desistenciou distraído. Se você tivesse alguma lembrete mostrando, você poderia escolher descartar cada um, acertar o botão Snooze, ou simplesmente descartar tudo de uma só vez.
As outras guias de visualização variam de acordo com o modo. O seguinte é atribuído ao Calendário, o que adiciona a capacidade de alterar a visão atual, arranjo, cor e layout. Novamente, a seção Layout faz muitas coisas ao longo do Outlook, mas é importante notar que não é universal, então o que você habilita nos modos Tarefas, Calendário ou Email não será replicado em todo o aplicativo.
Além disso, é importante prestar atenção à seção Arranjo. Aqui está o aspecto da seção Arranjo no modo Tarefas. Observe como você pode classificar e alterar a visualização Tarefas para obter o máximo impacto.
Usando a aba Visualização por suas preferências, você poderá cortar e classificar as informações rapidamente à medida que elas aumentam e se acumulam ao longo do tempo. Seu calendário não ficará vazio, suas tarefas se multiplicarão, enviará as pilhas e, portanto, usar diferentes arranjos e layouts podem ajudá-lo a ser muito mais produtivo em vez de agitar cegamente.
Function Ribbons
Vamos agora discutir como suas opções mudam de função para função. Aqui está tudo o que você precisa para acessar uma mensagem de e-mail básica, adicionar anexos, tags e formatar seu texto. Não há nada excessivamente complicado e você deve ser capaz de produzir uma mensagem de e-mail incrível.
Compare isso com a Faixa de Tarefas, que é acessível ao iniciar ou abrir uma tarefa. Tome um momento para observar o quão diferente é da Faixa de mensagens.
Compare isso com a guia Inserir. A guia Inserir é estática em todo o Outlook, você poderá afetar o conteúdo da sua mensagem, tarefa, evento do calendário, etc., usando as mesmas opções e funções.
As mensagens de e-mail adicionam uma guia Opções, que possui algumas características úteis. Além dos Temas, que podem ou não ser úteis para você, há a opção BCC( blindagem de carbono cego, quando você deseja ocultar destinatários do cabeçalho de email) e as funções de Rastreamento. No geral, não há nada aqui de importância crítica, mas se você precisar solicitar uma entrega ou um recibo de leitura, a guia Opções é o local a seguir.
A guia Formato de texto é a mesma, independentemente da função em que você se envolve, e não há muito o que falar. Esta guia tem uma semelhança impressionante com as funções de formatação encontradas no Word, então, se você usar o Word para escrever e formatar documentos, esses controles provavelmente serão familiares para você.
Finalmente, a aba Review é a aba "just-in-case".Você pode usar as ferramentas de revisão desta guia para verificar sua ortografia e gramática, encontrar uma palavra melhor e apenas descobrir quantas palavras estão em sua reunião /task/ de e-mail.
A guia Revisão é a mesma em todo o aplicativo do Outlook. Observe também que contém funções de idioma, aqui você pode definir suas preferências de idioma e preferências de revisão. Você também pode traduzir itens como se você corresponder com um parceiro estrangeiro ou alguém envia um pouco de texto em outro idioma.
Isso é em grande medida para a funcionalidade adicional no Outlook. Obviamente, nós pulamos muitas especificidades, mas sentimos que, uma vez que você entenda a natureza do sistema Ribbon. Quando você quer usar uma função, você sabe onde procurá-la.
Configurando sua conta de email automaticamente e manualmente
Vamos discutir brevemente a configuração de uma conta de e-mail automaticamente e manualmente. Quando você inicia o Outlook pela primeira vez, ele irá impugnar você para configurar uma conta.
Você pode escolher o Outlook imediatamente com uma conta de e-mail ou pode ignorar esta parte e adicionar uma conta mais tarde.
Se você escolher "Não", então uma mensagem de aviso resultará em basicamente dizer-lhe que o Outlook é bastante coxo, sem pelo menos uma conta de e-mail. Claro, você ainda pode usá-lo para rastrear tarefas, anotações, manter um calendário e outras coisas, mas o Outlook é realmente uma experiência centrada no email.
Com isso em mente, configuraremos o Outlook com uma conta de e-mail. Você pode inicialmente tentar fazê-lo automaticamente, onde você entrará algumas informações rápidas sobre sua conta e o aplicativo tentará detectar automaticamente as configurações.
Às vezes isso funciona, algo que não faz. Se assim for, você ganha, e você pode avançar para a próxima seção. Se não, ou você sabe que precisa configurar um tipo de servidor adicional, selecione a opção "Configuração manual" e clique em "Avançar" para continuar.
Por uma questão de conveniência, configuraremos uma conta preexistente usando o método automático. Nós descreveremos métodos manuais em apenas um pouco. Se você precisa configurar uma conta manualmente, sugerimos que avance para essa seção. Entretanto, nós simplesmente usamos uma conta do Outlook.com, fornecemos nossa senha e você vê o resultado abaixo.
Usar um Outlook.com é uma maneira fácil de sair, se você deseja configurar um email que não seja da Microsoft, você provavelmente precisará configurá-lo manualmente. Se você não sabe como fazer isso, recomendamos que você procure como configurar o Outlook com seu e-mail específico.
Dito isto, em nosso exemplo fácil, clicamos em "Concluir" e o Outlook abre para a nossa caixa de entrada brilhante e nova.
Configuração da conta manual
Agora que você tem uma compreensão bastante boa nas características básicas do Outlook, voltemos e discutamos como configurar mais contas de e-mail. Há uma boa chance de você ser como muitas outras pessoas e ter duas ou mais contas de e-mail. Felizmente, você pode configurar o Outlook para operar com muitas contas de e-mail diferentes, incluindo POP e IMAP, e você pode ter tantas contas como você possa manipular pessoalmente.
POP e IMAP?
Então, o que queremos dizer falar sobre POP e IMAP?O protocolo POP ou Post Office do
existe para sempre, e se você já usou e enviou um e-mail ao cliente para se conectar ao e-mail fornecido pelo ISP ou buscar seu correio de um serviço de webmail, as probabilidades você pode ter conectado usando o POP.O POP é ótimo para baixar suas mensagens.
Se você configurou sua conta para trabalhar com IMAP, o Outlook copiará sua estrutura de pastas online e normalmente, normalmente, sincronizará algumas semanas de email por vez. Seu e-mail não será removido do servidor e você pode simplesmente baixar apenas cabeçalhos de mensagens, o que é fantástico se você tiver 1000s de mensagens em suas pastas.
Então você tem POP, o que é obsoleto e algo como levar um machete ao seu e-mail e, em seguida, há IMAP, que é mais refinado, moderno e mais adequado se você quiser manter a mesma caixa de entrada online e offline.
Como dissemos, pensamos que o IMAP é o método muito superior.
Adicionando e Gerenciando Várias Contas de E-mail
Adicionando e gerenciando várias contas de e-mail no Outlook é muito simples. Se você deseja adicionar uma nova conta de e-mail, clique na guia "Arquivo" na Faixa de opções e clique em "Adicionar Conta". A tela Configuração automática da conta aparecerá.Se desejar( ou precisar) configurar manualmente a sua conta, selecione "Configuração manual" e clique em "Avançar".
Como mencionamos anteriormente, sua escolha entre os tipos de conta provavelmente será POP ou IMAP, e configurando sua conta como umaou o outro geralmente será detalhado pelo seu provedor de e-mail. Ou seja, se você usa o Gmail ou o Yahoo! , ou mesmo o e-mail que seu provedor de serviços de internet lhe oferece, você deve consultá-los ou a Internet para obter instruções e configurações específicas que você precisará para usá-lo com o Outlook.
Por outro lado, se você estiver usando o Outlook.com ou outro serviço de tipo Exchange ActiveSync, a informação será bastante simples de fornecer.
Depois de ter adicionado suas contas, se você precisar gerenciá-las, escolha a conta que deseja lidar com o seletor drop-down na parte superior da página Informações da conta encontrada na guia Arquivo.
Clique novamente em "Configurações da conta" e "Configurações da conta".A partir da janela resultante, você pode criar uma nova conta, reparar um atual, removê-lo, configurá-lo como padrão( se você tiver mais de um) e, claro, altere as configurações, se necessário.
Aqui vemos as configurações de uma conta do Outlook.com. Não há muito que possamos fazer, no entanto, se você modificou sua senha recentemente, pode corrigir rapidamente isso aqui.
Abaixo está uma configuração IMAP, que foi configurada manualmente de acordo com as configurações fornecidas pelo Google.
Whoa, há muito mais acontecendo lá, e até temos que cavar em "Mais Configurações. .." para mexer com as portas do servidor.
Lembre-se, você só precisa fazer esse tipo de coisa uma vez e depois esquecer. A menos que você mais tarde altere uma senha ou queira adicionar / remover uma conta, o seu trabalho com as configurações da conta de e-mail está efetivamente terminado.
Se você quiser saber mais sobre como adicionar contas IMAP do Gmail ao Outlook, temos um pequeno guia útil que irá ajudá-lo com isso.
Ready, Set, E-mail!
Enquanto você pode estar satisfeito usando apenas o Gmail ou apenas o Yahoo! Correio para uso diário, se você usar várias contas de e-mail, como uma conta pessoal, profissional e / ou de trabalho, então ter um cliente de email, como o Outlook, pode eliminar a troca de contas, conectar compromissos no seu calendário ou gerenciar tarefas.
É uma solução real, viável, tudo-em-um-produtividade, e dado o foco renovado da Microsoft na suíte do Office, continua sendo uma parte relevante das rotinas diárias de muitos usuários.
Uma vez que suas contas de e-mail estão configuradas e preparadas, você pode começar a usar o Outlook e explorar todas as suas funções. Você provavelmente vai achar que é muito fácil de usar, e há muito mais que o How-to Geek pode ajudá-lo com artigos anteriores ou simplesmente inquirindo no nosso fórum de discussão.
