4Aug
Mnogi od nas hrepenijo organizacijo in produktivnost.Če že uporabljate Microsoft Office, potem že imate končno orodje, s katerim lahko poželite to željo: Outlook 2013.
Outlook je v številnih organizacijah ključnega pomena, ne le zaradi očitnih e-poštnih spretnosti, temveč tudi talentov v koledarju, nalogah in stikih. Tipično podjetje lahko poveže Outlook na strežnik Exchange in vsakdo lahko deli isti imenik in koledarje, kar je odlično orodje za sodelovanje na ravni podjetja.
Žal večina ljudi nima strežnika Exchange, ki je nastavljen v svojem domu in verjetno sploh ne ve, kaj je to. Ampak, to je v redu, Outlook deluje prav tako na domačem računalniku in bo še vedno zagotavljal vse funkcije, ki jih naredijo tako močno orodje za produktivnost: e-pošta, opravila, sestanki, adresarji in še veliko več!
Delo z Outlookom - Tiny Primer
Outlook vas ne bo zaslepil, ko ga prvič odprete. Za vse namene in namene je to še ena aplikacija v ekosistemu Microsoft Officea in kot taka bo imela kar nekaj znanih elementov.
V nasprotju z drugimi priljubljenimi aplikacijami Officea pa je Outlook v veliki meri zasnovan okoli svojih različnih funkcij - Word je namenjen predvsem ustvarjanju besedilnih dokumentov, Excel je vse o preglednicah, PowerPoint pa predstavitve - vendar Outlook je aplikacija številnih klobukov. Privzeti pogled Outlooka je privzeti pogled
Inbox, na vrhu pa je vrvica, ki je v tem pogledu skrita, da bi shranili zaslonski prostor.
jih ljubi ali sovraži, trakovi so povsod po vsej pisarni. Ne potrebujemo več časa, da bi presegli relativne zasluge njihovega obstoja, očitno so tukaj, da ostanemo. To se je vedno spominjalo, če želite hitro skriti ali prikazati trak, samo uporabite CTRL + F1.
Če kliknete katero od funkcij menija na vrhu, se na traku prikaže in lahko izberete funkcije in orodja.Če želite, da trak traja, lahko uporabite »CTRL + F1« ali v spodnjem desnem kotu kliknite ikono male ikone.
Zavihek Domov na traku se spreminja kontekstno, odvisno od načina, na katerega se naletite. V zgornji sliki prikazujemo možnosti za pošto.
Spodaj se je zavihek Domov spremenil, da odraža možnosti Koledarja. Upoštevajte, da je trak pritrjen, da se je pushpin spremenil v puščico, če jo želite znova strniti( ali uporabite »CTRL + F1«).
Preostali jezički tabulatorji - Send / Receive, Folder, View in, seveda File - so v veliki meri skladni za kateri koli način, v katerem ste. Podrobneje bomo podrobneje pregledali v naslednjem razdelku.
Poglejmo, kako se premakniti med načini in spremeniti pogled. Ob levem robu je podokno map. Na dnu tega podokna so bližnjice do Outlookovih načinov. V tem primeru vidite ikone za Inbox, Calendar, People, Tasks in tako naprej.
Če kliknete puščico na vrhu podokna za krmarjenje, bo razširil podokno, na katerem bo prikazano drevo map za vaš e-poštni račun.
Podobno, če preklopite v način Koledar, boste v podoknu mape videli ustrezen pogled.
Kliknite na tri pike za dostop do nadaljnjih načinov Outlook, kot so beležke, mape in bližnjice Outlook. Izberite "Navigacijske možnosti" in lahko spremenite vrstni red, v katerem se pojavijo elementi navi.
Izklop "kompaktne navigacije" se bo pritožil uporabnikom z večjimi zasloni. Prav tako lahko povečate ali zmanjšate število elementov in vrstni red, ki se prikaže.
Pošiljanje / prejemanje
Kartica Send / Receive je usmerjena posebej v funkcije Prejeto, vendar se bo prikazala tudi v drugih načinih( Koledar, Opravila, itd.), Čeprav ne bodo imele enake funkcionalnosti.
Na primer, tukaj bomo videli kartico Pošiljanje / prejemanje koledarja, ki preide iz strežniškega dela.
Glede na vrsto poštnega protokola, ki ga uporabljate( v prvem posnetku zaslona delamo z računom IMAP), morda ne boste mogli prenesti le glave, označi / odstraniti sporočila, ki jih želite prenesti, itd.
možnosti pošiljanja / prejemanja so odvisne od tega, kako ste nastavili e-poštne račune, vendar je dolga zgodba kratka: zelo priporočamo IMAP.
Mapa
Kartica Folder je dokaj dosledna v vseh načinih, z izjemno izjemo koledarja. Spodaj je prikazan zavihek Mape Prejeto, s katerim lahko upravljate vse vrste skrbniških map( če ne uporabljate račun IMAP, potem ne boste videli kartice IMAP).
Gumb AutoArchive Settings je malo zmeden, saj dejansko ne vpliva na to, kako vaša pošta samodejno arhivira staro pošto.Če želite ohraniti majhno in lažje upravljanje z vašim poštnim odtisom, boste morali odpreti možnosti in se tam udeležiti samodejne akcije. Odprite Možnosti in izberite kategorijo »Napredno«.
Ko poiščete možnost AutoArchive, kliknite gumb »Samodejna ažurnostna nastavitev. ..«, da odprete veliko bolj uporabno pogovorno okno kot tisto, kar ste dobili s trakom.
Kot smo omenili, je večina kartic Folder v celotnem Outlooku dokaj skladna, razen koledarja, ki skrbi za funkcije, značilne za koledar. Na primer, ne kopirate ali premikate map, kopirate ali premikate koledarje in tako naprej.
Večinoma boste opravili veliko skrbništvo nad mapami v zvezi z vašo mapo »Prejeto«, saj lahko očitno elektronska pošta hitro postane gotov in prevelika, če nimate dobre strukture in organizacije map.
Prikaz
Možnosti Pogled vsebujejo naslednje osnovne funkcije. To je kartico Pogled, kot je prikazano v mapi Prejeto.
Opomba gumba Opomniki za okno, ki jo lahko kadar koli odprete, če želite preveriti opomnike, na primer, če ste zamudili enega ali odsoten drugače.Če ste imeli opomnike, ki so se prikazovali, bi lahko izbrali vsakega od njih, kliknili gumb za dremež ali preprosto zavrnili vse naenkrat.
Drugi kartici View se razlikujejo glede na način. Naslednji se pripisuje koledarju, ki doda možnost spreminjanja trenutnega pogleda, razporeditve, barve in postavitve. Tudi v razdelku Postavitev v Outlooku je veliko enakih stvari, vendar je pomembno, da upoštevate, da to ni univerzalno, zato tisto, kar omogočite v načinih Opravila, Koledar ali E-poštni naslov, se ne bo ponovilo v celotni aplikaciji.
Prav tako je pomembno posvetiti pozornost razdelku Dogovor. Tukaj je prikazan razdelek o dogovoru v načinu Opravila. Upoštevajte, kako lahko razvrstite in spremenite pogled Tasks za največji učinek.
Z uporabo kartice »Pogled« na vaše želene nastavitve lahko hitro prekinete in razvrstite podatke, saj se povečujejo in gradijo s časom. Vaš koledar ne bo ostal prazen, vaše naloge se bodo pomnožile, pošte se bodo kopičile in tako z uporabo različnih ureditev in postavitev vam lahko pomagajo biti veliko bolj produktivni, namesto da bi slepili.
Function Ribbons
Zdaj se pogovorimo, kako se vaše možnosti spreminjajo od funkcije do funkcije. Tukaj je vse, kar potrebujete, da tapnete osnovno e-poštno sporočilo, dodate priloge, oznake in oblikujete svoje besedilo. Nič ni preveč zapleteno, zato bi morali ustvariti neverjetno e-poštno sporočilo.
Primerjajte to z vrsto opravil, ki je dostopna tako, da zaženete ali odprete nalogo. Vzemite si trenutek, da ugotovite, kako drugačen je od traku sporočil.
Primerjaj to na kartico Vstavi. Zavihek »Vstavi« je v celotnem Outlooku statiÄŤen, lahko z enakimi moĹľnostmi in funkcijami vplivate na vsebino vaĹega sporoÄŤila, naloge, dogodka v koledarju itd.
E-poštna sporočila dodajo kartico Možnosti, ki imajo kar nekaj uporabnih funkcij. Beyond Themes, ki so vam morda ali neuporabni, je BCC( slepa kopija kopij, za katero želite skriti prejemnike iz naslova e-poštnega naslova) in funkcije sledenja. Na splošno ni nič pomembnega kritičnega pomena, če pa kdaj želite zahtevati dostavo ali prebrati potrdilo, je kartica Možnosti kraj, kamor želite iti.
Jeziček Oblika besedila je enak, ne glede na to, v katero funkcijo se ukvarjate, in o njem ni veliko o njem. Ta zavihek je izrazito podoben funkcijam oblikovanja, ki jih najdete v Wordu, zato če uporabljate Word za pisanje in oblikovanje dokumentov, bodo te kontrole verjetno znane.
Končno je zavihek Pregled vaš zavihek "samo v primeru".S pomočjo teh orodij za preverjanje tabulatorja lahko preverite črkovanje in slovnico, poiščete boljšo besedo in ugotovite, koliko besed je v vašem e-poštnem sporočilu /task/.
Kartica Pregled je enaka v celotni aplikaciji Outlook. Upoštevajte tudi, da vsebuje jezikovne funkcije, tukaj lahko nastavite svoje jezikovne nastavitve in preizkusne nastavitve. Prevajate lahko tudi predmete, kot na primer, če se ujemate s tujim partnerjem ali pa nekdo pošlje malo besedila v drugem jeziku.
To je v veliki meri za nadaljnjo funkcionalnost v programu Outlook. Očitno smo preskočili veliko specifik, vendar čutimo, da ko enkrat razumete naravo traku sistema. Ko želite uporabiti funkcijo, veste, kje iskati.
Samodejno in ročno nastavljanje e-poštnega računa
Na kratko se pogovorimo o nastavitvi e-poštnega računa samodejno in ročno. Ko najprej zaženete Outlook, vas bo napačno zagnal, če želite nastaviti račun.
Imate izbiro, lahko Outlook takoj nastavite z e-poštnim računom ali pa preskočite ta del in kasneje dodate račun.
Če izberete »Ne«, se bo s tem pojavilo opozorilno sporočilo, da boste v bistvu povedali, da je Outlook zelo hrom, brez vsaj enega e-poštnega računa. Seveda ga lahko še vedno uporabljate za sledenje nalogam, opombam, ohranjanju koledarja in drugih stvari, Outlook pa je resnično e-centrična izkušnja.
S tem v mislih bomo za Outlook nastavili e-poštni račun. Na začetku lahko poskusite to storiti samodejno, kjer boste vnesli nekaj povednih informacij o svojem računu in aplikacija bo poskušala samodejno zaznati nastavitve.
Včasih to deluje, nekaj pa ne.Če je tako, potem zmagate in lahko preskočite v naslednji razdelek.Če ne, ali veste, da morate nastaviti dodatno vrsto strežnika, izberite možnost »Ročna nastavitev« in kliknite »Naprej«, da nadaljujete.
Zaradi varčnosti bomo z avtomatsko metodo nastavili že obstoječ račun. Ročne metode bomo opisali le malo.Če morate ročno nastaviti račun, vam predlagamo, da preskočite v ta razdelek. V tem času smo preprosto uporabili račun Outlook.com, zagotovili naše geslo in spodaj prikazali rezultat.
Uporaba Outlook.com je nekako preprost izhod, če želite nastaviti ne-Microsoftovo pošto, boste verjetno morali ročno konfigurirati.Če ne veste, kako to storiti, vam priporočamo, da poiščete, kako nastavite Outlook z vašim določenim e-poštnim sporočilom.
V našem preprostem primeru smo kliknili »Dokončaj« in Outlook nato odpre do naše čudovite nove mape »Prejeto«.
priročnik za ročno nastavitev računa
Zdaj, ko imate precej dobro razumevanje osnovnih funkcij programa Outlook, se vrnimo in razpravljamo, kako nastaviti nadaljnje e-poštne račune. Obstaja velika možnost, da ste kot mnogi drugi ljudje in imate dva ali več e-poštnih računov. K sreči lahko nastavite Outlook za delovanje z različnimi e-poštnimi računi, vključno z POP in IMAP, in imate lahko toliko računov, kot jih lahko osebno upravljate.
POP in IMAP?
Kaj torej govorimo o POP in IMAP?
POP ali poštni protokol je za vedno, in če ste kdaj uporabili in e-poštni odjemalec, da se povežejo s svojim e-poštnim sporočilom, ali pa pridobite svojo pošto iz spletne poštne storitve, ste verjetno povezani z uporabo POP-ja. POP je super za prenos vaših sporočil.
Če ste nastavili svoj račun za delo z IMAP-om, bo Outlook kopiral spletno strukturo map in hkrati samo sinhroniziral nekaj tednov vredno e-pošto hkrati. Vaš e-poštni naslov ne bo odstranjen iz strežnika in lahko preprosto prenesete samo glave sporočil, kar je čudovito, če imate v mapah 1000 sporočil.
Torej imate POP, ki je zastarela in podobno kot jemanje mačete na vaš e-poštni naslov, nato pa je IMAP, ki je bolj izpopolnjen, sodoben in primernejši, če želite ohraniti isto spletno pošto v spletu in brez povezave.
Kot smo rekli, mislimo, da je IMAP uspešnejša metoda.
Dodajanje in upravljanje več e-poštnih računov
Dodajanje in upravljanje več e-poštnih računov v programu Outlook je zelo preprosto.Če želite dodati nov e-poštni račun, kliknite zavihek »Datoteka« na traku in kliknite »Dodaj račun«. Prikazal se bo zaslon Samodejno nastavljanje računa.Če želite( ali potrebujete), da ročno nastavite svoj račun, izberite »Ročna nastavitev« in kliknite »Naprej«.
Kot smo že omenili, bo vaša izbira med vrstami računov verjetno POP ali IMAP in nastavitev računa kot enegaali pa bo ponavadi podrobno opisal ponudnik e-pošte. To pomeni, da če uporabljate Gmail ali Yahoo! , ali celo e-pošto, ki vam ga ponuja ponudnik internetnih storitev, bi se morali z njimi ali v internetu posvetovati s posebnimi navodili in nastavitvami, ki jih boste morali uporabljati z Outlookom.
Po drugi strani pa, če uporabljate Outlook.com ali drugo storitveno vrsto Exchange ActiveSync, bodo informacije zelo preproste.
Ko ste dodali svoje račune, če jih boste kdaj morali upravljati, lahko iz spustnega izbirnika na vrhu strani Informacije o računu najdete na kartici Datoteka.
Kliknite »Nastavitve računa« in »Nastavitve računa« znova. Iz dobljenega okna lahko ustvarite nov račun, popravite trenutno, ga odstranite, nastavite kot privzeto( če imate več) in seveda po potrebi spremenite nastavitve.
Tukaj smo videli nastavitve za račun Outlook.com. Na to ni veliko, čeprav ste nedavno spremenili geslo, lahko to hitro odpravite.
Spodaj je nastavitev IMAP, ki je bila nastavljena ročno glede na nastavitve, ki jih je zagotovil Google.
Whoa, tu je še veliko več, pri tem pa moramo kopati tudi v "Več nastavitev. ..", da bi se prižgali s pristanišči strežnika.
Zapomnite si, morate tovrstne stvari enkrat opraviti enkrat in pozabiti.Če kasneje ne spremenite gesla ali želite dodati / odstraniti račun, je vaše delo z nastavitvami e-poštnega računa dejansko končano.
Če želite izvedeti več o dodajanju računov Gmail IMAP v Outlook, imamo priročen priročnik, ki vam bo pomagal pri tem.
Ready, Set, E-pošta!
Medtem ko ste morda zadovoljni z uporabo samo Gmaila ali samo Yahoo! Pošta za vsakodnevno uporabo, če uporabljate več e-poštnih računov, kot so osebni, strokovni in / ali delovni račun, nato pa ima poštni odjemalec, kot je Outlook, mogoče odpraviti preklapljanje med računi, vključevanje sestankov v svoj koledar ali upravljanje nalog.
To je resnična, izvedljiva rešitev vsega v eni produktivnosti in glede na ponovno usmerjenost Microsofta na zbirko Office, ostaja pomemben del dnevnih rutin mnogih uporabnikov.
Ko so vaši e-poštni računi nastavljeni in pripravljeni, lahko začnete uporabljati Outlook in preučujete vse njegove funkcije. Boste verjetno našli precej enostavno za uporabo, in še veliko več, kako lahko How-to Geek pomaga pri prejšnjih člankah ali preprosto poizvedovanje v našem forumu za razprave.